What is the minimum number of files required to use mail merge in MS Office package?

মাইক্রোসফট অফিসের মেইল মার্জ (Mail Merge) ফিচারটি একাধিক ডকুমেন্ট (যেমন: চিঠি, এনভেলপ, লেবেল) ব্যক্তিগতকৃত (personalized) করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করার জন্য দুটি মূল উপাদানের প্রয়োজন হয়, যা সাধারণত দুটি ভিন্ন ফাইল হিসেবে সংরক্ষিত থাকে:

    
• ১. মূল ডকুমেন্ট (Main Document): এটি হলো টেমপ্লেট ফাইল, যেখানে মূল বিষয়বস্তু লেখা থাকে এবং ডেটা সোর্স থেকে আসা তথ্য সন্নিবেশিত করার জন্য ফিল্ড (merge field) নির্দিষ্ট করা থাকে। যেমন, একটি সাধারণ চিঠির ফরম্যাট বা এনভেলপের ডিজাইন। এটি সাধারণত একটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (MS Word) ডকুমেন্ট (.docx) ফাইল হয়।
    
• ২. ডেটা সোর্স (Data Source): এটি হলো সেই ফাইল যেখানে পরিবর্তনশীল তথ্য (যেমন: নাম, ঠিকানা, পদবি) সংরক্ষিত থাকে। এই ডেটা সোর্স একটি মাইক্রোসফট এক্সেল (MS Excel) স্প্রেডশীট (.xlsx), একটি মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস (MS Access) ডেটাবেজ (.accdb), আউটলুক কন্ট্যাক্ট লিস্ট (Outlook Contacts) এমনকি একটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টেবিলও হতে পারে।

অতএব, মেইল মার্জ ব্যবহার করার জন্য সর্বনিম্ন দুটি ফাইল আবশ্যক: একটি মূল ডকুমেন্ট ফাইল এবং একটি ডেটা সোর্স ফাইল। এই দুটি ফাইল একত্রিত হয়ে ব্যক্তিগতকৃত ডকুমেন্টগুলো তৈরি করে।